Catatan Rilis Gajilon 1.6.0

1. Ringkasan

Rilis ini membuat dashboard ketiga peran benar-benar terpakai. Angka yang sebelumnya hanya contoh kini diambil dari data perusahaan Anda sendiri, dan tombol pintasnya langsung membuka halaman yang dituju.

Tidak ada data yang perlu Anda sesuaikan. Bagian selanjutnya juga merangkum semua yang sudah ada di Gajilon sampai versi ini.

2. Dashboard Admin, HR, dan Finance

Setiap peran punya dashboard sendiri, isinya menyesuaikan pekerjaan masing-masing.

Yang tampil

• Jumlah karyawan aktif.
• Kehadiran hari ini dan bulan ini.
• Pengajuan yang masih menunggu persetujuan.
• Ringkasan payroll terakhir dan tren biaya gaji.
• Aktivitas terbaru di sistem.

Aksi Cepat

Tombol pintas menuju halaman yang paling sering dipakai tiap peran. Di versi sebelumnya sebagian tombol ini belum mengarah ke mana pun. Sekarang semuanya berfungsi.

Peringatan otomatis

Dashboard memberi tahu hal yang perlu ditindaklanjuti sebelum jadi masalah, misalnya:

• karyawan yang belum punya gaji pokok (karyawan seperti ini dilewati saat payroll dihitung);
• periode payroll yang masih berstatus draft;
• konfigurasi server yang bermasalah.

Sidebar lebih ringkas

Blok dokumentasi di sidebar dihapus, jadi menu yang dipakai sehari-hari lebih cepat ditemukan.

3. Peran pengguna

Yang perlu diketahui

Absensi, cuti, dan lembur staf HR dikelola oleh Admin, sehingga HR tidak pernah menyetujui data miliknya sendiri. Semua alur persetujuan juga menolak pengajuan milik orang yang memprosesnya.

4. Karyawan & akses

Dikelola oleh Admin.

• Data karyawan lengkap dengan foto, data bank, NPWP, dan nomor BPJS.
• NIK dan nomor rekening disimpan terenkripsi.
• Password default untuk akun karyawan baru.
• Pengaturan role: Admin, HR, Finance, Karyawan.
• Master Shift dan penugasan shift per karyawan.
• Aturan Keterlambatan bertingkat, bisa berbeda per shift.
• Libur Nasional & Perusahaan, bisa diambil otomatis dari daftar hari libur.

5. Absensi

• Kehadiran Harian: status per karyawan (hadir, terlambat, izin, sakit, cuti, alpha, libur), pencatatan manual, dan tombol Tandai Alpha untuk karyawan yang belum tercatat.
• Rekap Kehadiran bulanan per karyawan, dengan rincian harian dan export CSV.
• Koreksi Absensi: pengajuan dari aplikasi mobile disetujui atau ditolak HR. Koreksi yang dibuat HR langsung berlaku, dan nilai sebelum serta sesudahnya tercatat.
• Keterlambatan dan potongannya dihitung otomatis dari shift, termasuk shift yang melewati tengah malam.
• Admin punya dua halaman: Absensi Karyawan (hanya lihat) dan Absensi HR (mengelola absensi staf HR).

6. Cuti & lembur

Pengajuan Cuti

• Jenis cuti: tahunan, sakit, izin, melahirkan, alasan penting, dan lainnya.
• Jumlah hari dihitung dari hari kerja saja. Akhir pekan dan hari libur tidak ikut terhitung.
• Kuota cuti tahunan dan syarat masa kerja minimum diterapkan otomatis.
• Bisa melampirkan dokumen (PDF, JPG, PNG), yang disimpan secara privat.
• Begitu disetujui, absensi pada rentang tanggal cuti terisi otomatis.

Permintaan Lembur

• Jenis hari (hari kerja atau hari libur) dikenali otomatis dari kalender.
• Batas maksimal 4 jam per hari kerja dan 18 jam per minggu.
• Nilai lembur dihitung menurut PP 35/2021.

Laporan

Laporan Kedisiplinan dan Laporan Cuti & Lembur, masing-masing bisa diekspor ke CSV.

7. Payroll

Dikelola oleh Finance.

• Komponen Gaji: tunjangan dan potongan, tetap atau tidak tetap, dihitung per bulan atau per hari hadir.
• Data Gaji Karyawan: gaji pokok, status PTKP, kepesertaan BPJS (Kesehatan, Ketenagakerjaan, Jaminan Pensiun), dan komponen per karyawan.
• Proses Payroll per Periode:
  • alurnya: buat → hitung → finalkan → tandai dibayar;
  • periode yang sudah final bisa dibuka kembali selama belum ditandai dibayar;
  • gaji diprorata untuk karyawan yang masuk atau keluar di tengah bulan;
  • sudah mencakup tunjangan per hadir, lembur, potongan telat dan alpha, iuran BPJS, dan PPh 21.
• Slip Gaji siap cetak, lengkap dengan logo dan penandatangan perusahaan.
• Daftar Transfer Bank dan register payroll dalam format CSV.
• Laporan PPh 21, Laporan BPJS, dan Laporan Biaya Gaji tahunan dengan grafik, semuanya bisa diekspor ke CSV.
• Admin bisa memantau lewat Payroll Report (hanya lihat).

8. Pengaturan, audit & perawatan

Dikelola oleh Admin.

• Profil Perusahaan: identitas, NPWP, logo, penandatangan slip, dan radius lokasi absen mobile (geofence, opsional).
• Audit Logs untuk Admin dan Audit Trail khusus payroll untuk Finance:
  • mencatat login berhasil dan gagal, logout, serta setiap penambahan, perubahan, dan penghapusan data, lengkap dengan nilai sebelum dan sesudahnya;
  • nilai sensitif (password, NIK, rekening) disamarkan;
  • bisa difilter dan diekspor ke CSV.
• Report Center: unduh semua laporan dari satu halaman.
• Maintenance & Version: informasi sistem, catatan rilis, dan tombol perawatan seperti membersihkan cache dan menghapus audit log lama.

Audit log disimpan selama 2 tahun secara default. Yang lebih lama dari itu dihapus otomatis setiap hari.

9. Aplikasi mobile karyawan

Karyawan memakai aplikasi mobile yang terhubung ke Gajilon. Hanya akun yang terhubung dengan data karyawan yang bisa masuk.

Yang bisa dilakukan karyawan

• Melihat shift dan status absen hari ini.
• Absen masuk dan keluar. Bila geofence aktif, lokasi wajib dikirim dan harus berada di dalam radius kantor.
• Melihat riwayat dan ringkasan absensi per bulan.
• Mengajukan koreksi absensi.
• Mengajukan cuti (dengan lampiran), melihat kuota dan sisa cuti tahunan, serta membatalkan pengajuan yang masih menunggu.
• Mengajukan lembur dan membatalkan pengajuan yang masih menunggu.
• Melihat slip gaji untuk periode yang sudah final atau dibayar.

Yang perlu diketahui

• Jam absen selalu diambil dari jam server, bukan jam ponsel, jadi tidak bisa dimundurkan dengan mengubah jam perangkat.
• Login dibatasi 5 kali percobaan gagal per menit.
• Sesi login di aplikasi berlaku 30 hari.

10. Aturan perhitungan

Nilai default berikut bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan Anda saat pemasangan.

11. Catatan & batasan

• Tarif dan tabel PPh 21 serta BPJS mengikuti ketentuan per 2026. Minta konsultan pajak atau tim HR Anda memeriksanya sebelum dipakai untuk penggajian sungguhan, dan perbarui setiap kali regulasinya berubah.
• Belum mendukung THR dan bonus.
• Slip gaji dicetak lewat fitur print browser, atau disimpan sebagai PDF dari jendela print. Belum ada unduhan file PDF tersendiri.
• Karyawan dengan gaji pokok 0 dilewati saat payroll dihitung. Dashboard kini memberi peringatan untuk karyawan seperti ini.

12. Riwayat rilis

Catatan rilis lengkap juga tampil di dalam aplikasi, di menu Admin › Maintenance & Version.

Butuh bantuan atau punya masukan? Hubungi kami lewat WhatsApp dari tombol di kanan bawah halaman ini.